Dans l'immobilier, le traitement des incidents techniques est souvent le point de friction numéro un. C'est le moment où la relation client est la plus fragile : le locataire est dans l'urgence, et le gestionnaire est sous l'eau. Pour en finir avec les allers-retours interminables, la gestion automatisée des incidents via l'IA s'impose comme la solution pour fluidifier le parcours, de la déclaration à la résolution.
Sommaire
- Le sinistre : un trou noir pour le temps des gestionnaires
- L'IA comme "Répartiteur Intelligent" : Comment ça marche ?
- Le Triple Filtre Heeya : Urgence, Documentation, Responsabilité
- Côté locataire : La fin de l'angoisse du silence
- Côté gestionnaire : Un dossier "prêt à l'emploi"
- Mise en place : Connectez vos baux et contrats
- Conclusion
Le sinistre : un trou noir pour le temps des gestionnaires
Un simple signalement de fuite d'eau génère en moyenne plusieurs interactions (mails, appels, relances de photos manquantes). Selon des études de Property Meld, l'automatisation de la maintenance permet de réduire considérablement la surcharge mentale des gestionnaires en structurant la donnée dès le départ.
L'IA comme "Répartiteur Intelligent" : Comment ça marche ?
L'assistant virtuel Heeya ne se contente pas de prendre un message. Il agit comme un premier niveau de support technique capable de dialoguer.
Au lieu d'un formulaire froid, le locataire discute avec une IA qui le guide : "D'où vient la fuite précisément ? Est-ce que l'eau coule toujours ? Pouvez-vous m'envoyer une photo du compteur ?". L'IA structure la donnée humaine pour la rendre exploitable par une machine ou un professionnel.
Le Triple Filtre Heeya : Urgence, Documentation, Responsabilité
Grâce à l'analyse de vos documents internes (RAG), l'IA de Heeya opère un triple filtrage crucial :
- Qualification de l'urgence : S'il s'agit d'une mise en sécurité (gaz, électricité), l'IA fournit immédiatement les numéros d'urgence et les gestes de premier secours.
- Collecte documentaire : L'assistant n'accepte pas une demande anonyme. Il demande le nom, l'adresse du bien, et surtout les preuves visuelles (photos ou vidéos) pour éviter les déplacements inutiles d'artisans.
- Vérification de la responsabilité : En consultant le bail ou le règlement de copropriété chargé dans sa base de connaissance, l'IA peut répondre en temps réel en se basant sur le décret officiel des réparations locatives : "Ce type de réparation (ex: remplacement de joint) incombe au locataire".
Scénario type d'une intervention réussie :
- 22h30 : Le locataire signale une panne de chauffe-eau.
- 22h31 : Heeya demande une photo de la plaque signalétique et les symptômes.
- 22h32 : Heeya identifie que l'entretien annuel n'a pas été fourni par le locataire et le lui rappelle, tout en notant l'incident pour le gestionnaire.
- 09h00 : Le gestionnaire arrive et trouve une fiche structurée avec photo et diagnostic préliminaire.
Côté locataire : La fin de l'angoisse du silence
Pour un locataire, rien n'est pire que de ne pas savoir si sa demande a été prise en compte. L'IA offre une gratification immédiate. Même si le plombier ne vient pas dans la minute, le fait d'avoir pu déclarer l'incident de manière fluide et d'avoir reçu un accusé de réception intelligent réduit drastiquement l'agressivité au téléphone le lendemain matin.
Côté gestionnaire : Un dossier "prêt à l'emploi"
Fini de courir après les photos ou de demander l'étage du sinistre. L'IA vous transmet un dossier pré-maché qui contient toutes les informations nécessaires pour prendre une décision (mandater un artisan ou refuser la prise en charge). C'est un gain de temps estimé à **20 minutes par sinistre**.
Mise en place : Connectez vos baux et contrats
Pour que votre agent IA soit réellement efficace, il suffit de lui donner accès à vos "vérités" :
- Vos modèles de baux types.
- La liste de vos prestataires agréés (chauffagistes, électriciens).
- Vos procédures internes de gestion des travaux.
En quelques minutes sur la plateforme Heeya, votre assistant devient le garant de vos procédures, sans jamais oublier un détail contractuel.
Marre des échanges de mails sans fin pour un simple robinet ?
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Le suivi de sinistre via l'IA n'est pas qu'une question de technologie, c'est un levier de rentabilité : l'automatisation peut réduire les coûts de maintenance de 14 %. En automatisant la partie la plus chronophage de la gestion immobilière, vous libérez vos équipes pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.
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