Qualification locataire : script chatbot pour filtrer les dossiers avant visite

Le vrai coût d'une candidature non qualifiée

Avant de parler de solution, quantifions le problème. Sur un bien mis en location, voici ce que subit un gestionnaire locatif sans qualification automatisée :

Total estimé : 6 à 8 heures par bien mis en location, dont la moitié est du temps perdu sur des candidatures non viables. Multipliez par le nombre de biens en gestion, et vous comprenez pourquoi l'automatisation de la gestion locative est devenue un enjeu critique.

Les 6 critères de qualification locataire

Avant de configurer votre chatbot, définissez vos critères de filtrage. Voici les 6 critères standards utilisés par la majorité des agences et gestionnaires :

1. Ratio revenus / loyer

La règle classique : les revenus nets mensuels du candidat (ou du foyer) doivent représenter au minimum 3 fois le loyer charges comprises. C'est le premier filtre, le plus efficace. Un candidat avec 1 800 euros de revenus pour un loyer de 900 euros sera automatiquement orienté vers un garant ou vers des biens moins chers.

2. Situation professionnelle

CDI (hors période d'essai), fonctionnaire, retraité, indépendant depuis plus de 2 ans. Les CDD, intérimaires et étudiants ne sont pas exclus mais nécessitent un garant solide. Le chatbot collecte cette information pour adapter la suite du questionnaire.

3. Présence d'un garant

Si le candidat ne remplit pas le critère de revenus ou est en situation précaire, le chatbot demande s'il dispose d'un garant physique (parents, proche) ou s'il est éligible à la garantie Visale (moins de 30 ans, ou salarié en mobilité).

4. Date d'emménagement souhaitée

Un candidat disponible immédiatement pour un bien libre dans 2 mois n'est pas prioritaire. Et inversement. Le chatbot vérifie la cohérence entre la disponibilité du bien et celle du candidat.

5. Complétude du dossier

Un dossier complet dès le premier contact accélère tout le processus. Le chatbot liste les pièces nécessaires et demande au candidat s'il peut les fournir rapidement. Un candidat qui répond "j'ai tout" est prioritaire sur celui qui dit "je rassemble".

6. Historique locatif

Quittances des 3 derniers mois, attestation du précédent bailleur. Le chatbot ne peut pas vérifier l'authenticité, mais il peut demander si le candidat dispose de ces documents et s'il quitte son logement actuel sans litige.

Important : ne demandez JAMAIS l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, l'état de santé, la situation familiale (nombre d'enfants) ou les opinions politiques. C'est interdit par la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 et la loi du 27 janvier 2017. Votre chatbot ne doit collecter que les informations prévues par le décret n°2015-1437.

Script chatbot : le questionnaire complet

Voici le script de qualification, structuré en blocs conversationnels. Chaque bloc a un objectif précis et une durée cible de 30 secondes maximum par réponse.

Ce questionnaire tient en 6 questions. En conversation naturelle, il prend environ 2 minutes au candidat. C'est le juste équilibre entre profondeur de qualification et friction acceptable.

Exemple de conversation réelle

Scoring des candidatures : prioritaire, recevable, non éligible

Comme pour la qualification acquéreur, le scoring transforme des réponses en niveau de priorité actionnable :

Comment gérer un candidat non éligible (sans discriminer)

C'est le point le plus sensible. Votre chatbot doit refuser un dossier sur des critères objectifs et légaux uniquement, et le faire avec respect. Voici un template de réponse :

Ce que ce template fait bien :

• Il cite un critère objectif (ratio revenus/loyer), pas un jugement subjectif.
• Il attribue la décision au propriétaire, pas à l'agence.
• Il propose deux portes de sortie (garant ou alternative), pour que le candidat ne se sente pas rejeté.
• Il ne mentionne JAMAIS la situation familiale, l'âge, l'origine ou tout autre critère discriminatoire.

La checklist des pièces à collecter

Voici les pièces justificatives autorisées par le décret n°2015-1437 que votre chatbot peut demander :

Pièces obligatoires (candidat)

• Pièce d'identité en cours de validité (CNI, passeport, titre de séjour)
• 3 derniers bulletins de salaire (ou 2 derniers bilans pour les indépendants)
• Dernier avis d'imposition (ou avis de non-imposition)
• Justificatif de domicile actuel (3 dernières quittances de loyer ou attestation d'hébergement)
• Contrat de travail ou attestation de l'employeur

Pièces du garant (si applicable)

• Pièce d'identité
• Dernier avis d'imposition
• 3 derniers bulletins de salaire
• Justificatif de domicile

Ce que le chatbot NE DOIT PAS demander

• Photo d'identité (sauf celle figurant sur la pièce d'identité)
• Carte Vitale ou numéro de sécurité sociale
• Relevé de compte bancaire (interdit par le décret)
• Extrait de casier judiciaire
• Attestation de bonne tenue de compte
• Dossier médical ou certificat de santé

Le chatbot peut envoyer cette checklist au candidat dès qu'il est qualifié "prioritaire" ou "recevable", pour qu'il prépare son dossier avant la visite. C'est un gain de temps considérable pour les deux parties.

Handoff vers le gestionnaire : quand et comment

Le handoff se déclenche dans deux cas :

Cas 1 : Candidat prioritaire (automatique)

Le chatbot a collecté toutes les informations, le scoring est "prioritaire". Il transmet au gestionnaire un résumé structuré :

• Candidat : Nom, email, téléphone
• Revenus : Montant net mensuel, ratio vs loyer
• Situation : CDI/CDD/autre, ancienneté
• Garant : Oui/Non, type (physique/Visale)
• Disponibilité : Date souhaitée
• Dossier : Complet / En cours
• Score : Prioritaire

Cas 2 : Question hors périmètre

Le candidat pose une question sur les travaux prévus, la gestion des sinistres, le règlement de copropriété ou d'autres sujets que le chatbot ne maîtrise pas. Il propose un rappel par le gestionnaire.

Erreurs fréquentes et pièges légaux

1. Discriminer involontairement

Un chatbot mal configuré qui demande "Combien de personnes occuperont le logement ?" peut mener à une discrimination sur la composition familiale. La loi interdit de refuser un locataire en raison du nombre d'enfants. Ne posez cette question que si elle est liée à une contrainte technique du logement (surface minimale par occupant, par exemple).

2. Rejeter sans alternative

Un "Votre dossier n'est pas éligible" sec génère de la frustration et des avis négatifs. Proposez toujours une porte de sortie (garant, autre bien, Visale).

3. Demander des pièces interdites

Le relevé bancaire est le piège classique. Beaucoup d'agences le demandent encore par habitude. C'est interdit depuis 2015. Votre chatbot ne doit pas le demander non plus.

4. Ne pas préciser que c'est un chatbot

Le candidat doit savoir qu'il échange avec un assistant automatisé, pas avec un humain. C'est une obligation RGPD et un gage de transparence. Ajoutez-le dans le message d'accueil. Pour approfondir les aspects conformité, consultez notre article sur le RGPD et les chatbots dans les professions réglementées.

5. Ignorer les candidatures hors horaires

55 % des recherches locatives se font le soir et le week-end. Si votre chatbot n'est pas actif à ces moments, vous perdez plus de la moitié des candidatures motivées. C'est d'ailleurs l'un des principaux arguments pour l'adoption d'un chatbot immobilier.

KPI à suivre

• Taux de qualification : % de candidatures aboutissant à un profil exploitable. Cible : > 60 %.
• Taux de dossiers complets au premier contact : % de candidats qui fournissent toutes les pièces sans relance. Cible : > 40 %.
• Délai moyen de mise en location : nombre de jours entre la publication de l'annonce et la signature du bail. Objectif : réduire de 30 %.
• Taux de visites utiles : visites avec candidats qualifiés vs total visites. Cible : > 80 %.
• Taux de no-show : candidats qui ne se présentent pas à la visite. Cible : < 10 %.

FAQ

Quelle est la différence entre qualification locataire et qualification acquéreur ?

La qualification locataire vérifie la solvabilité (revenus vs loyer, garant, situation professionnelle) et la complétude du dossier. La qualification acquéreur vérifie le financement (apport, accord de principe, budget) et le délai d'achat. Les deux utilisent un scoring pour prioriser.

Un chatbot peut-il vérifier l'authenticité des pièces ?

Non. Le chatbot collecte les informations déclaratives et vérifie les critères de base (ratio revenus/loyer). La vérification d'authenticité reste du ressort du gestionnaire, éventuellement assisté par des outils spécialisés (DossierFacile, Dossierloc).

Le chatbot peut-il refuser un candidat ?

Le chatbot ne "refuse" pas. Il informe le candidat que son profil ne correspond pas aux critères objectifs du propriétaire et propose des alternatives (garant, autres biens). La décision finale reste humaine.

Combien de temps gagne-t-on par bien mis en location ?

Sur un bien recevant 30 candidatures, le chatbot fait économiser en moyenne 3 à 4 heures de tri manuel. Sur un portefeuille de 50 biens en rotation annuelle, c'est 150 à 200 heures par an — soit plus d'un mois de travail.

Le chatbot gère-t-il aussi les questions sur le bien (surface, charges, parking) ?

Oui, si vous avez importé les fiches descriptives dans la base de connaissances. Le chatbot peut répondre aux questions sur les caractéristiques du bien ET qualifier le candidat dans la même conversation.

Conclusion

La qualification locataire est le goulot d'étranglement de la gestion locative. Chaque heure passée à trier des dossiers incomplets ou à visiter avec des candidats non solvables est une heure perdue sur la relation propriétaire et le développement commercial.

Un chatbot bien configuré absorbe ce tri en amont, 24h/24, avec des critères objectifs et un scoring clair. Le gestionnaire reçoit des dossiers pré-qualifiés avec un résumé structuré — il ne lui reste qu'à confirmer la visite et vérifier les pièces.

Pour une vue complète sur l'automatisation de votre agence, consultez aussi notre guide sur l'assistant virtuel en gestion locative et, si vous gérez aussi des copropriétés, l'article sur le chatbot pour syndics de copropriété.