Un chatbot de domaine viticole est un agent IA installé sur le site du domaine, du château ou de la cave. Il répond aux questions des visiteurs à partir de vos documents (horaires, accès, tarifs, conditions de visite), et quand quelqu'un veut venir, il lui propose un créneau de visite ou de dégustation. Le visiteur valide, vous confirmez.
Ce guide s'adresse aux propriétaires, aux responsables d'accueil et aux équipes oenotourisme. Il détaille les questions qui reviennent sans cesse, les documents à importer, un exemple de consignes, un exemple de conversation fictif, le réglage des créneaux et les précautions à prendre avec la loi Évin.
En bref. L'agent travaille aux côtés de votre accueil et de vos outils de vente. Il répond tout de suite, y compris le soir et le dimanche, à ce qui est déjà écrit dans vos documents, et il transforme l'envie de venir en demande de réservation exploitable. Pour tout ce qui sort de ce cadre (un groupe, un séminaire, un cas particulier), il collecte la demande et vous la transmet.
Sommaire
- Les questions qui reviennent à chaque saison
- Checklist des documents à importer
- Exemple de consignes pour l'agent
- Réservation de visites et dégustations : le réglage des créneaux
- Exemple de conversation (fictif)
- Loi Évin : ce que l'agent peut dire, ce qu'il faut éviter
- Mise en place, coût et données
- FAQ
Les questions qui reviennent à chaque saison
Un domaine qui accueille du public répond chaque semaine aux mêmes demandes, par téléphone, par email et sur les réseaux sociaux. La plupart ont une réponse écrite quelque part : sur la page « Visites », dans la grille tarifaire, sur le plan d'accès.
| Question du visiteur | Source dans vos documents | L'agent peut |
|---|---|---|
| Horaires, jours de fermeture, vendanges | Fiche horaires et fermetures | Répondre |
| Accès, parking, stationnement d'un autocar | Plan d'accès | Répondre |
| Visite en anglais | Fiche visites (langues, créneaux) | Répondre, en français ou en anglais |
| Groupes, autocars, comités d'entreprise | Conditions groupes (taille, tarif, délai) | Expliquer les conditions, puis passer en demande à confirmer |
| Acheter ou expédier des bouteilles | Conditions de vente à la propriété et d'expédition | Donner les conditions écrites, renvoyer vers votre circuit de vente |
| Privatiser pour un séminaire ou un repas | Présentation des salles | Présenter, puis collecter dates, effectif et besoin |
| Réserver une visite ou une dégustation | Planning de l'outil de rendez-vous | Proposer les créneaux libres |
Checklist des documents à importer
L'agent répond à partir de ce que vous lui donnez, au format PDF, Word, PowerPoint ou texte, plus les pages de votre site et des Q&R saisies à la main. Voici la liste de départ.
- Fiche visites et dégustations : formules, durée, langues, âge minimum, ce qui est compris, nombre de vins goûtés, jours et heures de départ.
- Tarifs : par formule, tarif enfant, tarif groupe, conditions d'annulation.
- Horaires et fermetures : saison haute et basse, jours fériés, vendanges, fermetures exceptionnelles.
- Plan d'accès : adresse, parking, point de rendez-vous, stationnement des autocars, transports.
- Fiche accessibilité : accès fauteuil roulant, escaliers, chais, animaux acceptés ou non.
- Conditions groupes : effectif minimum et maximum, délai de réservation, repas, interlocuteur.
- Vente et expédition : conditions de vente à la propriété, zones et délais d'expédition si vous expédiez.
- Privatisation : salles, capacités, ce qui est fourni, comment demander un devis.
- Fiche vins : appellation, cépages, millésimes en vente, informations objectives de la fiche technique (voir la section loi Évin).
- Q&R manuelles : les questions les plus fréquentes, avec votre réponse.
Pour un PDF scanné, fournissez plutôt la version texte. Et datez vos fiches : une information périmée est pire qu'une information absente.
Exemple de consignes pour l'agent
Les consignes (la « guidance système ») fixent le rôle, le ton et les limites. Voici un exemple à adapter, pour un domaine fictif.
Tu es l'assistant du Domaine des Arpents. Tu réponds aux visiteurs en français, ou en anglais s'ils écrivent en anglais. Tu t'appuies uniquement sur les documents fournis. Si l'information n'y figure pas, tu le dis et tu proposes de transmettre la question à l'équipe d'accueil.
Tu peux donner : l'appellation, les cépages, la méthode d'élaboration, les conditions de visite, les horaires, les tarifs, l'accès et les conditions de vente telles qu'elles sont écrites. Tu décris les vins de façon objective (couleur, arômes, cépages) à partir de la fiche technique.
Tu n'incites pas à consommer. Tu ne présentes jamais l'alcool comme bon pour la santé, la performance, la réussite ou la vie sociale. Tu ne cites aucun tarif de groupe ni aucune date que tu ne trouves pas dans les documents.
Quand un visiteur veut réserver une visite ou une dégustation individuelle, tu lui proposes les créneaux. Pour un groupe de plus de dix personnes, un autocar ou une privatisation, tu collectes la demande (dates souhaitées, effectif, contact) et tu précises que l'équipe confirme.
Testez ces consignes avec des questions limites : « quel est le meilleur vin pour mon cœur ? », « vous livrez au Japon ? », « combien pour un groupe de 45 ? ». Là où l'agent improvise, ajoutez une consigne ou un document.
Réservation de visites et dégustations : le réglage des créneaux
La prise de rendez-vous de Heeya est disponible avec le plan Premium. Vous définissez un planning, le visiteur choisit dans la conversation, rien n'est réservé tant qu'il n'a pas validé. Voici comment l'appliquer à un domaine.
- Plages horaires et durée : plusieurs plages par jour (par exemple 10 h à 12 h et 14 h à 17 h), une durée de créneau qui correspond à la visite (de 5 à 480 minutes), une pause entre deux créneaux pour le renouvellement des verres et du parcours.
- Nombre de rendez-vous par créneau : 1 pour une dégustation privée, plus de 1 si plusieurs réservations peuvent partager le même départ. Attention, c'est un nombre de réservations, pas de personnes.
- Champs à demander : nom, nombre de personnes, langue de la visite, enfants présents, téléphone.
- Délai minimum et horizon : par exemple pas de réservation à moins de 24 heures, et pas plus de trois mois à l'avance.
- Fermetures exceptionnelles : vendanges, événements, jours fériés.
La jauge en personnes. Si votre salle de dégustation accueille 12 personnes par départ, souvenez-vous que le réglage compte des réservations. Fixez un nombre de réservations cohérent avec la taille moyenne de vos groupes (par exemple 3 réservations de 4 personnes), demandez le nombre de personnes dans le formulaire, et passez en confirmation manuelle si vous voulez arbitrer vous-même.
Pour la façon de confirmer, quatre modes existent : automatique, confirmation manuelle, le visiteur propose ses propres disponibilités, ou décision par un tiers via un lien partagé. Le choix entre automatique et manuel vaut pour tous les créneaux de l'agent ; une date proposée par le visiteur attend toujours votre décision. Pour un domaine, un découpage simple fonctionne bien.
| Demande | Mode de confirmation conseillé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Visite ou dégustation individuelle, petit groupe | Automatique | Les créneaux sont connus, la réponse est immédiate |
| Famille nombreuse, demande particulière | Le visiteur propose ses dates, ou confirmation manuelle si vous préférez tout valider | Vous vérifiez la jauge réelle en personnes |
| Groupe, autocar, comité d'entreprise | Le visiteur propose ses dates, vous répondez ou contre-proposez | Le groupe a ses contraintes, l'accueil a les siennes |
Pour chaque demande, vous confirmez, refusez ou proposez une autre date (jusqu'à trois contre-propositions). Le visiteur et vous recevez un email, avec un fichier calendrier joint, et le visiteur a une page pour consulter ou annuler. Les places sont recomptées à la validation, et une demande en attente garde sa place. Le suivi se fait dans l'écran Outils de l'agent, filtré par statut.
Pour la réservation de groupe, un formulaire plus simple suffit parfois. Notre article sur le chatbot de demande de rendez-vous sans agenda montre comment qualifier une demande avant de proposer une date.
Chaque outil à sa place. Encaisser en ligne, vendre des bouteilles ou synchroniser un agenda relèvent d'outils spécialisés (module de paiement, boutique en ligne, agenda partagé). L'agent répond et oriente, y compris vers eux.
Exemple de conversation (fictif)
Ce qui suit est un exemple fictif, avec un domaine imaginaire. Les réponses supposent que l'information figure dans les documents importés.
Visiteur : Bonjour, vous faites des visites en anglais ? On sera quatre samedi prochain.
Agent : Oui, la visite des chais et la dégustation sont proposées en anglais le samedi à 11 h et à 15 h. Elles durent environ 1 h 15 et comprennent la dégustation de quatre vins du domaine. Souhaitez-vous réserver pour quatre personnes ?
Visiteur : Oui. Et il y a des escaliers dans les chais ?
Agent : Les chais comportent un escalier de douze marches. Une visite adaptée est possible sur demande, sans passage dans la cave en sous-sol. Faut-il en tenir compte pour votre groupe ?
Visiteur : Non, tout va bien.
Agent : Voici les créneaux libres samedi prochain. (une carte s'affiche avec la grille des créneaux)
Visiteur : (choisit 11 h et valide)
Agent : (la carte affiche le récapitulatif ; si le visiteur a indiqué son email, il reçoit la confirmation et le fichier calendrier)
L'agent ne confirme jamais une date en texte libre, et ses consignes le cantonnent à ce que disent les documents. Pour un groupe de quarante personnes, la conversation passerait en collecte de demande (dates, effectif, contact), puis réponse de votre équipe.
Loi Évin : ce que l'agent peut dire, ce qu'il faut éviter
La loi Évin (loi du 10 janvier 1991) encadre la communication sur les boissons alcooliques. Ses règles figurent aujourd'hui dans le chapitre sur la publicité des boissons du Code de la santé publique (articles L3323-1 à L3323-6). Cette section est une information, pas un conseil juridique : en cas de doute, demandez l'avis de votre interprofession, de votre syndicat ou d'un avocat.
Ce que disent les textes
L'article L3323-4 limite le contenu de la publicité pour les boissons alcooliques à un ensemble de mentions : degré d'alcool, origine, dénomination, composition, nom et adresse du fabricant, mode d'élaboration, modalités de vente et mode de consommation. Il autorise aussi des références aux terroirs, aux distinctions obtenues, aux appellations d'origine ou indications géographiques, ainsi que des références objectives à la couleur et aux caractéristiques olfactives et gustatives du produit. Il impose en outre un message sanitaire indiquant que l'abus d'alcool est dangereux pour la santé, avec quelques exceptions que le texte précise.
L'article L3323-2 liste les supports où la publicité est autorisée. Il y mentionne les services de communication au public en ligne, à l'exclusion de ceux qui, par leur caractère, leur présentation ou leur objet, apparaissent comme principalement destinés à la jeunesse. Lisez le texte complet pour les autres conditions.
Qu'une réponse de l'agent relève ou non de la « publicité » est une question d'appréciation. La prudence : lui appliquer les règles de votre page vins.
Consignes à donner à l'agent
| Plutôt | À éviter dans les consignes et les documents |
|---|---|
| Appellation, cépages, millésime, degré, producteur | Jugements enthousiastes qui sortent de la fiche technique |
| Couleur, arômes, bouche, tels que décrits dans la fiche | Promesse de plaisir, de détente ou de convivialité par la consommation |
| Conditions de visite, de dégustation et de vente | Incitation à acheter plus ou à boire plus |
| Distinctions obtenues, appellation, terroir | Effets sur la santé, la performance, la séduction ou la réussite |
| Renvoi vers l'équipe pour les cas particuliers | Réponses inventées quand le document ne dit rien |
Inscrivez dans les consignes ce que l'agent peut dire, ce qu'il ne dit pas et quoi faire quand la question dépasse son périmètre. Relisez les conversations pour repérer les réponses qui s'écartent de la fiche.
Mise en place, coût et données
Quatre étapes : importer les documents de la checklist, coller les consignes, régler le planning, puis installer le widget sur le site ou partager le lien de chat. Testez avec vos questions réelles avant de publier.
Côté tarifs, le plan Standard coûte 19 € par mois (7 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire, 1 agent, 500 messages par mois) et répond aux questions. La prise de rendez-vous demande le plan Premium, à 99 € par mois (3 agents, 2 500 messages par mois). Les messages sont plafonnés, un domaine très fréquenté en été doit donc vérifier son volume. Le détail est sur la page tarifs.
Heeya répond en français et en anglais. Pour les visiteurs d'autres nationalités, prévoyez un accueil adapté.
Heeya stocke les conversations et la base de connaissances en Europe (OVH, France) ; pour générer les réponses, le contenu des messages est transmis à des fournisseurs d'IA (Google, OpenAI) qui peuvent le traiter hors UE, avec clauses contractuelles types ou Data Privacy Framework, sans entraînement sur vos données.
Le label Vignobles & Découvertes s'adresse à des destinations, pas à un domaine isolé. Selon France.fr, il a été créé en 2009 et il est attribué à un territoire pour trois ans. La liste des destinations labellisées est publiée par Atout France.
FAQ sur le chatbot de domaine viticole
Un chatbot peut-il gérer les réservations de visites d'un domaine viticole ?
Il répond aux questions puis propose des créneaux de visite ou de dégustation. Le visiteur choisit et valide, et le domaine confirme (ou la confirmation est automatique selon le réglage). Le paiement et la billetterie restent dans vos outils.
Le réglage « rendez-vous par créneau » compte-t-il les personnes ?
Non. Il compte des réservations. Pour respecter une jauge en personnes, fixez un nombre de réservations cohérent avec la taille moyenne des groupes, demandez le nombre de personnes et utilisez la confirmation manuelle si besoin.
Comment traiter les groupes et les autocars ?
Laissez le visiteur proposer ses dates (la demande attend alors votre décision), ou choisissez la confirmation manuelle pour toutes les réservations. Vous confirmez, refusez ou contre-proposez, jusqu'à trois contre-propositions par rendez-vous.
Le chatbot répond-il aux visiteurs anglophones ?
Oui, Heeya répond en français et en anglais. Les documents peuvent rester en français.
Que dit la loi Évin sur un chatbot qui parle de vin ?
L'article L3323-4 du Code de la santé publique limite le contenu de la publicité pour l'alcool à certaines mentions (origine, appellation, composition, caractéristiques objectives du produit) et impose un message sanitaire. La prudence consiste à appliquer ces règles à l'agent. Pour un cas précis, demandez l'avis d'un professionnel du droit.
Combien coûte un chatbot pour un domaine viticole avec Heeya ?
Le plan Standard coûte 19 euros par mois (7 jours d'essai gratuit sans carte bancaire, 1 agent, 500 messages par mois). La prise de rendez-vous demande le plan Premium à 99 euros par mois (3 agents, 2 500 messages par mois).
Conclusion
Un chatbot de domaine viticole fait gagner du temps sur les questions déjà écrites et capte l'envie de visite, y compris hors des heures d'accueil. Sa qualité dépend de vos documents, de vos consignes (loi Évin comprise) et de la relecture des conversations. Pour la prise de créneaux en détail, voir le chatbot de prise de rendez-vous.
Pour aller plus loin
Retrouvez tous nos guides sur notre blog.
